Biên bản bàn giao phòng: vì sao nên có
Nhiều nhà trọ bàn giao phòng bằng một câu: "Đây chìa khoá, có gì nhắn anh." Không biên bản, không ảnh, không số công tơ. Mọi thứ ổn cho tới ngày bạn trả phòng và hai bên nhớ hai hiện trạng khác nhau.
Biên bản là gì
Một tờ giấy liệt kê hiện trạng phòng vào ngày bạn nhận, hai bên ký. Thế thôi. Không cần mẫu in sẵn, không cần công chứng. Giá trị của nó nằm ở chỗ: ngày trả phòng, cả hai bên cùng nhìn vào một tờ giấy đã ký thay vì hai trí nhớ.
Nó không thay hợp đồng. Hợp đồng nói về tiền và thời hạn; biên bản nói về đồ đạc và tình trạng. Hai tờ đi cùng nhau.
Ghi gì vào biên bản
Bốn nhóm, ghi càng cụ thể càng tốt:
- Đồ đạc trong phòng. Liệt kê từng món chủ nhà để lại: giường, nệm, tủ, máy lạnh, máy nước nóng, tủ lạnh, kệ bếp, rèm, bóng đèn, quạt. Ghi số lượng.
- Tình trạng từng thứ. Đừng chỉ ghi "tốt". Ghi rõ vết có sẵn: "tường phía cửa sổ có vệt ố cỡ bàn tay", "cửa WC bản lề dưới lỏng", "nệm có vết ố cũ". Vết nào không ghi, ngày trả phòng sẽ được xem là do bạn.
- Số công tơ điện và nước ngày nhận, và đơn giá bạn được thông báo. Số này quyết định hoá đơn tháng đầu.
- Chìa khoá và thẻ. Bao nhiêu chìa, chìa nào mở gì, có thẻ xe hay thẻ thang máy không.
Ghi thêm ngày bàn giao, tên và số điện thoại hai bên, và hai chữ ký. Người ký bên cho thuê phải khớp tên trên hợp đồng.
Không có mẫu thì viết tay
Chủ nhà không có sẵn biên bản là chuyện bình thường, không phải dấu hiệu xấu. Bạn tự viết:
- Một tờ giấy trắng, tiêu đề "Biên bản bàn giao phòng", ngày.
- Bốn nhóm ở trên, gạch đầu dòng.
- Hai bên ký, mỗi bên giữ một bản. Chụp ảnh tờ giấy là có bản thứ hai.
Nếu chủ nhà ngại ký, nói đúng mục đích: "Để lúc em trả phòng hai bên khỏi cãi nhau." Chủ nhà nghiêm túc thường thấy tờ giấy này có lợi cho chính họ.
Kèm ảnh, gửi Zalo cho có mốc
Chữ tả không bằng ảnh. Cùng ngày, chụp:
- Mỗi mảng tường, sàn, trần, chụp rộng.
- Cận từng vết đã ghi trong biên bản.
- Từng thiết bị; bật thử máy lạnh và máy nước nóng, quay ngắn.
- Số công tơ, rõ số.
- Một video đi một vòng phòng, mở cửa, mở vòi nước.
Gửi ảnh, video và ảnh chụp biên bản cho chủ nhà qua Zalo ngay hôm đó. Tin nhắn có ngày giờ và người nhận đã xem. Đó là mốc thời gian không cần ai chứng thực. Đừng chỉ lưu trong máy: máy mất là mất mốc.
Dùng lại đúng tờ đó lúc trả phòng
Ngày trả phòng, mang biên bản và mở lại album ảnh ngày nhận. Đi cùng chủ nhà qua từng dòng: thứ nào còn nguyên, thứ nào hao mòn tự nhiên, thứ nào hỏng do dùng. Chốt số công tơ, ghi vào cùng tờ hoặc tờ mới, ký nhận đã giao đủ chìa khoá.
Cách này biến việc trả cọc từ chuyện thương lượng thành chuyện đối chiếu. Bài khi nào bị trừ cọc nói kỹ hơn về buổi đó.
Khi thuê qua GoPlus, hợp đồng và biên bản đều ký với chủ nhà. Nhân viên dẫn xem đi cùng bạn tới lúc giữ chỗ; ngày nhận phòng nếu cần hỏi gì về việc lập biên bản, nhắn lại nhân viên đó. Còn nếu bạn đang ở bước tìm, mở danh sách phòng đang trống: tiện ích và nội thất của mỗi phòng ghi sẵn trên trang, là danh sách gợi ý để bạn viết biên bản sau này.